¿Por qué usar SINLI?
La gestión diaria de una librería, editorial o distribuidora implica intercambiar constantemente información con proveedores y clientes: pedidos, albaranes, devoluciones, catálogos, cambios de precio o datos de ventas.
Cuando estos procesos se realizan manualmente, es habitual dedicar muchas horas administrativas a introducir información, revisar documentos y corregir errores. Para evitar estas tareas repetitivas, el sector del libro utiliza SINLI, un sistema estandarizado que permite que los programas de gestión intercambien información automáticamente.
En esta guía explicamos qué es SINLI, cómo funciona, qué ventajas aporta a las empresas del sector del libro y cómo puede integrarse en el software de gestión de una librería, papelería, editorial o distribuidora.
¿Qué es SINLI y para qué sirve?
SINLI (Sistema de Información Normalizada para el Libro) es el estándar utilizado por librerías, distribuidoras y editoriales para intercambiar información de forma electrónica.
Dicho de forma sencilla, SINLI permite que dos empresas intercambien información directamente entre sus programas de gestión sin necesidad de volver a introducir los datos manualmente.
Gracias a SINLI es posible gestionar de forma automática:
- Pedidos de libros.
- Confirmaciones de pedido.
- Albaranes de entrega.
- Devoluciones.
- Actualizaciones de catálogo.
- Información bibliográfica.
- Comunicación de ventas a CEGAL en Red.
- Información de disponibilidad y stock.
El resultado es una reducción significativa de las tareas administrativas y una mejora de la calidad de la información que circula entre los distintos agentes del sector.
Importancia de SINLI en la transformación digital de las librerías
Actualmente una librería puede trabajar con decenas de distribuidores y editoriales diferentes. Gestionar esta información manualmente supone tiempo, recursos y un mayor riesgo de errores.
SINLI facilita que toda esta información llegue directamente al programa de gestión, permitiendo automatizar muchos procesos del día a día.
Entre las principales ventajas destacan:
Automatización operativa
Los pedidos, albaranes y devoluciones pueden incorporarse automáticamente al sistema, evitando tareas repetitivas y reduciendo el tiempo dedicado a la gestión administrativa.
Reducción de errores
Al evitar la introducción manual de datos se reducen errores de tecleo, referencias incorrectas, discrepancias de precios o incidencias relacionadas con el stock.
Integración con CEGAL en Red
SINLI facilita la comunicación con CEGAL en Red y permite transmitir información de ventas y disponibilidad de forma más rápida y eficiente.
Escalabilidad tecnológica
Una librería puede comenzar a trabajar con nuevos proveedores sin necesidad de cambiar su forma de trabajar ni desarrollar integraciones específicas para cada uno de ellos.
Mejora del control de inventario
La información recibida mediante SINLI permite mantener más actualizado el stock y disponer de una visión más fiable de la situación real del negocio.
Arquitectura de funcionamiento de SINLI
Aunque detrás de SINLI existe una estructura técnica definida, para el usuario su funcionamiento es sencillo.
Básicamente, un programa genera la información y el otro la recibe, interpreta y la incorpora automáticamente a la gestión diaria.
El proceso habitual sigue estas fases:
- Generación del documento desde el programa de origen.
- Envío en formato SINLI.
- Recepción por la empresa destinataria.
- Procesamiento automático de la información.
- Incorporación de los datos al sistema de gestión.
De esta forma, la información se comparte entre empresas de manera rápida, segura y sin necesidad de volver a introducir los mismos datos varias veces.
Integración de SINLI en un software de gestión para librerías
Para aprovechar todas las ventajas de SINLI es necesario disponer de una aplicación que sea capaz de enviar y recibir estos documentos automáticamente.
Una solución de gestión adaptada al sector debe permitir:
- Recibir archivos SINLI de editoriales y distribuidores.
- Generar pedidos compatibles con el estándar.
- Importar albaranes automáticamente.
- Gestionar devoluciones.
- Actualizar catálogos y referencias bibliográficas.
- Comunicar información a CEGAL en Red.
- Mantener la trazabilidad de las operaciones.
Las aplicaciones GN6 LIB, GN6 EDI y GN6 DIS incorporan integración con SINLI y están homologadas para operar con este estándar. Gracias a ello, librerías, papelerías, editoriales y distribuidoras pueden trabajar con los distintos agentes del sector sin necesidad de realizar desarrollos adicionales ni pruebas específicas de homologación.
Beneficios empresariales de implementar SINLI
La implantación de SINLI aporta ventajas que tienen un impacto directo en la gestión diaria del negocio:
- Menos tiempo dedicado a tareas administrativas.
- Reducción de errores en pedidos y recepciones.
- Mayor rapidez en el intercambio de información.
- Mejor control del stock.
- Mayor coordinación con editoriales y distribuidores.
- Procesos más eficientes y escalables.
- Mayor fiabilidad de la información.
- Cumplimiento de los estándares utilizados por el sector.
Para muchas librerías, editoriales y distribuidoras, SINLI se ha convertido en una herramienta esencial para agilizar procesos, reducir carga administrativa y mejorar la comunicación con el resto de empresas del sector.
Cómo darse de alta en SINLI
El proceso de alta en SINLI es sencillo y permite comenzar a intercambiar información electrónica con el resto de empresas que operan con este estándar.
- Crear una cuenta de correo exclusiva para SINLI.
- Rellenar el boletín de alta y contactar con FANDE para obtener el correspondiente código de buzón.
- Indicar que el programa que se va a utilizar es GN6 LIB, GN6 EDI o GN6 DIS. Al tratarse de aplicaciones ya homologadas, no es necesario realizar pruebas adicionales.
- Una vez tramitada el alta, los datos aparecerán automáticamente en la Lista de Usuarios publicada por FANDE.
- Comunicar a proveedores y clientes (editoriales, distribuidoras, librerías y otros colaboradores) que ya se está operando mediante SINLI para comenzar el intercambio de información electrónica.
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